博鳌大講堂 | 胡懋:靈活辦公為何漸成風潮?

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2021-09-17 14:22

  • 靈活辦公這個概念是從大公司辦公布局改革的方向,它需要采取多種不同辦公形式混合的模式。

    胡懋(IWG集團中國區總裁):各位領導、各位嘉賓,大家下午好!剛剛吃完飯有點犯困,我先跟大家提個問題,調動一下大家的活力。

    這兩年來我們受疫情的影響太深了,各種煩惱不斷,一想起疫情就是出門要戴個口罩,進出的時候老是查你的健康碼,大家也不能出國旅行,也不能買買買了。外面一會兒隔離,一會兒封鎖,當領導的更辛苦,稍微防控不力,輕者被約談,重者丢了烏紗帽,疫情到現在快兩年時間了,工作、學習、生活還是不能回到正常的軌道。

    但是我想問大家一個問題,大家有沒有想過,這個疫情是不是也給大家帶來了什麼好處?大家想得出來嗎,疫情會有好處嗎?李總說在家里的時間多了,跟家人在一起共度的時間很多了,尤其是去年大家哪里都不能去的時候,在家里待着的時間都在拼命練廚藝,廚藝都有很大的提高。

    其實還有一個疫情帶來的副産品,就是居家辦公。對于很多上班族來說,他連吃早飯的時間都沒有,急急忙忙出門,要通勤一兩個小時趕到公司上班。疫情到來之後,很多公司都說你可以在家辦公,這是太好的福利了。很多上班族就想我不用每天那麼早起來了,我在家舒舒服服的穿着睡意,坐在沙發上也能辦公了,這是多大的幸福感。

    疫情發生之後,很多公司實行了居家辦公之後,很多研究機構、調查機構做了一個調查,在美國有一個調查機構做了幾千份的調查報告,在這些報告里面,大家都給居家辦公點贊,都說這是我們最想要的福利。所以在這種情況下,很多大公司都實行了居家辦公的政策,比如亞馬遜、推特、蘋果,這些跨國公司都可以允許員工在家辦公。這确實是給員工帶來了非常大的福利。

    其實居家辦公或者是遠程辦公,這個轉變在疫情前已經發生了,多年來因為科技的發展,辦公不一定需要到你的中心的辦公室去辦公,今年的智能手機已經很發達了,很多辦公軟件都能用,還能跟同事視頻開會,所以你的辦公都在你的電腦里,都在你的手機里,這是科技給我們帶來的很大的改變。

    疫情到來之後,加速了大家在遠程辦公這方面的轉變。疫情持續下去,或者疫情結束之後,調查報告顯示,在不同的國家對于居家辦公這種形式,大家都希望能夠有所保留,繼續進行下去,這對大家來說都是一個很好的福利,希望繼續保留下去。

    但是随着疫情不斷地持續,變成一個常态化,一年多之後,又有調查公司進行了一番調查,結果發現有很多負面的評分。大家在家辦公很容易受到網絡、硬件的限制,有一些傳送速度不夠快,公司的數據傳送不夠安全,還有員工之間的交流、互動會少了,在家里又容易受到幹擾,一會兒孩子哭,一會兒狗叫,你不能集中思想坐下來有效工作。

    還有人甚至說,我突然發現其實在家辦公也沒什麼好,我的工作時間更長了,因為沒有明顯的上班下班時間了,我24小時在線,老闆随時給我打電話,随時要跟我視頻電話,所以我的工作時間反而變長了。所以你看什麼事情都是有正反兩面,有好的方面,也發生了許多的弊端。

    有沒有一種方法能夠平衡這兩種方式呢,找到一個平衡點?其實在探讨辦公布局的變革,在疫情發生之前已經有發生,大家都在探索,怎麼樣去更合理地進行辦公空間的布置。在疫情發生之前,有很多大公司其實已經提出了一個新的概念,叫做“Hub&spoke”。Hub是一個中心的意思,許多大的公司仍然會在市中心CBB保留他的中心辦公室,但是他也會在辦公室呈放射狀的周圍成立許多小型的辦公空間,這樣一來很多員工就不需要每天都回到市中心的中心辦公室去辦公,他可以就近的到這些比較小型的辦公空間去辦公,這樣更接近他的市場,更接近于他的客戶,員工可能通勤上班也不用那麼長的時間,更接近家里。

    這種辦公模式我們稱之為中樞輻射的辦公布局,這種模式在疫情發生之前大家已經在探讨,而且有的公司已經在實行了,大的公司有實力,不差錢,它可以設立不同地點的小的辦公空間。但是有的公司覺得我要花那麼多力氣去找辦公空間,要去裝修、打理,每個公司都有一個不動産的部門,給它帶來很多管理上的麻煩,帶來成本的增高。

    所以在市場上看了一圈之後,他們突然發現像IWG這樣一個比較大型的靈活辦公空間的運營商是很好的解決方案,所以他把這些小型的分散的辦公室都放在了IWG的靈活辦公網絡上面。

    所以公司現在在思考,我怎麼在總部辦公空間和居家辦公空間,可以有另外一種比較平衡的選擇,這就是在就近的靈活辦公空間里,給員工安排這樣一個靈活的空間進行辦公,去進行日常的業務,更便利、更接近于他的客戶。

    現在很多公司在考慮他的辦公布局的時候,他采取的策略是一個混合式的策略,這個混合式里面就包括了總部的集中辦公,仍舊會是在他的CBD的中心樓宇里面,他會加上靈活分布式的辦公,同時也允許員工有時候在家里辦公。所以它是采取這種靈活的、混合式的,多種方式組合的辦公空間的布局。

    這里要跟大家解釋一個概念,我們IWG稱自己為靈活辦公空間的運營商,大家以前可能比較熟悉的是聯合辦公,或者是共享辦公。這里面有沒有什麼區别?其實我們叫靈活辦公,我們稱這個名字的角度是站在公司進行辦公布局的角度,它需要把公司建在不同的地方,需要更靈活的空間、更靈活的租期,是從公司布局這個角度上來看這個行業。

    以前的聯合辦公或者是共享辦公,可能更站在空間運營者的角度,我有這個空間了,我聯合不同的公司在這個空間里進行辦公。所以靈活辦公更是站在公司需求的角度上去看這個行業。這是不同的地方。

    在今天我們可以看到,有各家專業的公司、建築公司,還有普華永道、德勤這種非常知名的行業内的專家或者調查研究公司,都進行了一繫列的調查,得到這些大公司的回複中看到,未來靈活辦公一定是各家公司進行辦公布局的一個主一必要的手段,一定要采取的方式。

    靈活辦公為什麼會漸成風潮呢?首先是技術的進步,數字化的普及,通信由4G演變到5G,速度更快了,各種辦公軟件、雲平台、辦公的數字化,使人們在辦公場所已經不是說非得聚集在一個物理的空間,在遠程、在任何地方都可以進行辦公。

    在疫情來襲之後,很多市場或者需求、業務都發生了很多不确定性,在這種不确定性的情況下,你的辦公布局也一定是要靈活應對。這樣能夠避免未來發生的風險,不要過度的去承諾一件事情、去固定的投資一件事情,而是采取更靈活的方式,去應對未來的不确定性。

    對員工來講,大家已經看到了這個調查報告了,很多員工希望有靈活的辦公方式,可以在靈活辦公空間,有時候也去總部工作,這是一個非常好的組合,能夠提高員工的工作效率。

    還有一點,現在公司在招聘的時候,它所需要的一些人才,特别是一些特殊人才,你都要他到某個城市或者到某個辦公樓里去辦公,有時候不一定能夠招得到,那你如果是采取靈活辦公的模式,不但是在一個城里,在不同的地區,你可以有靈活辦公的空間,甚至在全國不同的城市、在全球不同的國家,有些特殊人才,他就不受地域的限制,你可以招聘到,在當地進行工作。所以對員工的留存和招聘都是很有好處的。

    還有一點,大家都在提倡的是環境保護,都在提倡碳中和、綠色的概念。實行靈活辦公之後,有利于減少它的中心辦公室的空間,減少碳排放,人們出行的時間也會減少,減少出行産生的碳排放。所以很多大公司,在它的網站宣傳上都提出,它是非常擁護和積極倡導綠色環保的。結合這種社會的責任感,它也必須采取靈活辦公的方式。

    從疫情發生以來,我們已經看到很多的例子,對IWG來說,我們在全球僅僅今年就簽署了很大的訂單。據兩個例子來說,一個是渣打銀行,一個是日本的NTT,這兩家公司是世界範圍内靈活辦公的先行者,渣打銀行跟我們簽的合約是全球9.5萬名員工可以在我們全球3500多家中心靈活進入辦公。NTT在全球的30萬員工,都可以在我們的全球網絡上進行辦公。

    大家可能覺得有點奇怪,銀行不是每天都得去分行面對客戶嗎,他怎麼要靈活辦公呢?這是沒錯的,銀行的職員,在分行面對客戶的員工,他當然得每天按時上班來面對客戶,但是銀行業其實大多數員工還在後台,它的管理機構很龐大,它的後台有IT的支持,有客服,還有研究、市場調查、經濟分析、财務分析,大量的員工人數是在後台總部,采取了另和辦公的模式,後台支持的總部人員都可以分到不同的地點,随時進行靈活辦公。NTT是全球性的電信公司,它也需要在各個國家、各個城市進行運營的支持,所以它的員工也很方便地進入我們全球3500多家中心進行辦公。

    在中國,我們今年上半年也和雀巢中國簽了一個1500多人的單子,他可以在我們中國任何一家靈活辦公的中心進行工作。大家看到現在越來越多大型的公司都擁抱了靈活辦公的方式。

    為什麼這些公司都找到IWG進行合作呢?其實這些公司在尋找靈活辦公的時候,可能是看中兩個條件,第一個是你的網絡夠不夠寬廣,設施夠不夠多,你提供的空間設計能不能滿足我的各種工作需求。IWG在30多年的發展當中,正好也是這兩個策略,一個是橫向的策略,就是不斷地擴展我們在世界各地、全球各地的網點。

    我們現在在全球120多個國家有3500多家中心,每天還以1個中心的速度擴張,這是在廣度方面。在深度方面,IWG旗下有不同的品牌,大家可能熟悉的是Regus,我們還有Spces、HQ,還有Signature Regus,這是主要的4個品牌,還有一些當地的小的品牌,總共有20多個品牌在IWG旗下。

    多品牌化的運營讓我們可以針對不同的市場細分,針對于客戶不同的預算需求來提供不同品質、不同程度的服務。我們提供的空間産品可以滿足各種各樣的辦公需求,你可以是在市中心的總部的辦公空間,也可以是分散式的辦公,也可以是你新進入某一個市場、某一個城市、某一個國家,剛開始一個小型的團隊,慢慢随着業務的增長,慢慢的擴大、增加人數,在我們這個空間里面你都可以用,在時間上可以長也可以短,在空間上可以小的辦公室,也可以大的團隊集體辦公的空間。所以在場景上多方位的可以滿足公司的辦公需要。

    随着大公司對這種辦公形式的擁抱,湧現出來大量的商機。據JLL調查報告顯示,到2030年所有的辦公樓宇里面可能會有30%的辦公空間是采用靈活辦公的空間,這是非常巨大的數字,今天這個數字大概是5%到6%,10年之後将增長到30%,這是非常巨大的增長空間,它帶來的收入大約是25萬億美金,有81%的公司會采取遠程辦公的方式。

    在分散式辦公的情況下,在辦公地點周圍能夠帶動當地的經濟,據預估在全球範圍内可以達到10萬億美金。正因為市場的潛力非常巨大,前幾年聯合辦公是一個很熱的賽道,很多私募基金、投資機構重金壓艙這個賽道,進行擴張,來運營這個業務。可以看到有很多新的進入者,很多新的競争者拼命地跑馬圈地,拿了很多辦公空間來裝修、分割,來運營這個空間。

    但是近一兩年來,大家看到這個潮又開始往下退了,很多以前盲目擴張的公司,到最後都紛紛關閉或者退縮。還有一類涉入到這個領域當中的是一些大的開發商,他們就在自己的一兩個樓宇里面劃出一兩層來采取聯合辦公的模式。

    有的不但是在自己的物業里面,甚至還用其它物業來拓展聯合辦公的商務模式。但是近幾年來在開發商涉入到這個領域當中很多的投資人,可以看到慢慢地也都在收縮,不管你是在全國範圍的,現在有的已經賣掉了,有的在一兩個樓宇里面打造的,它經營一兩年業經營不下去了,關鍵這不是它的主業,它覺得很累,經營一兩年之後覺得賺不到錢,這是一個很大的困惑。

    在這種情況下,有沒有一個方法既能抓住市場的潛力,又回避掉投資的風險?其實我覺得術業有專攻,你不必說什麼都自己重起爐竈,如果你選擇IWG作為合作夥伴,我們可以作為你經營這個業務的外挂,這樣你剛剛啟動,剛剛涉入這個行業的時候就能得到比較好的支持。

    IWG創立于1989年,現在是在倫敦股票市場上市的一家公司,我們的财報盈利性非常好,我們在全球有3500多家中心,我們服務的客戶有700多萬,現在我們在45個國家里有采取特許經營加盟的模式,在1100多個城市里面都是跟業主有合作的關繫。

    跟IWG合作,針對不同的業主、不同類型的投資人,我們有不同的方式,比如說跟辦公樓宇的業主,我們可以采取合作分成的模式,對于現有已經在運營的聯合辦公的業者,我們可以采取委托管理的模式,對于空間經營者,可以采取特許加盟的模式,我們還可以采取混合業态的模式,比如說你是一個酒店業者,在酒店業受到沖擊比較大,入住率不高的情況下,我們可以把酒店的其中一到兩層空間改造成靈活辦公的空間,這樣我們吸引的商務客戶,既是酒店的入住客戶,我們又能把整幢大樓的入住率提高,以提高你的回報率,所以這種混合業态現在在很多地方也已經産生。

    作為IWG的合作夥伴,首先我們憑借30多年積累的經驗,以及3500多家中心的大數據分析,能夠幫我們的合作者尋找最好的地點,來确保以後的盈利性。我們從剛剛開始的裝修、設計,到開張之後的運營,能夠提供全方位的支持。

    其實運營聯合辦公或者靈活辦公行業,為什麼會有的成功,有的不成功呢?最大的核心競争力不在于你拿了多少樓宇,拿了多大的面積去裝修、擴張,最重要的核心競争力在于兩個,一個是你的運營能力,你是不是有很強的專注度。IWG在底層運營的過程,支持3500多家中心有非常強大的運營支撐繫統、基礎建設,這些方面從各種各樣的工具都能給合作者提供全方位的支持。

    另外一方面就是你的獲客能力、營銷能力,IWG有三個全球性的呼叫中心,每個月通過統一的營銷策略,能夠帶進來的咨詢或者洽詢的量大概達到10萬之多。我們提供的銷售方面的支持人員在全球有8000人之多。所以在這些營銷方面的支持,獲客方面的支持,是每個中心能夠繼續成功、繼續維持下去的很重要的步驟。

    我們的客戶類型從大客戶到中小型客戶,到專業人士,都能夠提供非常好的服務。跟世界500強80%的客戶我們都簽有全球性的合約。

    目前在國外有一個新的概念,叫做15分鐘城市。這個概念是法國的一個教授提出來的,他提出這個概念是說,未來人類的生存習慣,可能都是要在15分鐘的範圍内完成所有的事情,包括你的生活的需要,超市、醫療服務、學校、娛樂,去參觀一個展覽館,去看一部電影,這些全部都在15分鐘内能夠抵達。要完成這樣一個設想,當然辦公不能每天通勤時間太長,所以靈活辦公也正好能夠契合15分鐘城市的概念,這其實是提供了一個社區辦公室的概念。

    我們今天在許多中國的城市也有這樣的社區,已經符合了15分鐘城市的概念,比如說上海的徐彙濱江,這里的生活設施非常發達,我們今天也是在徐彙濱江有一個SPACES凱賓聯合辦公中心,這樣就為居民提供15分鐘城市的可能性。在這個區域居民每天可以享受的日常生活,早上起床可以去江邊鍛煉,然後去靈活辦公空間,中午還可以參觀一個展覽館、藝術館,晚上很早就可以回到家,還可以和家人共做晚餐,晚餐之後又可以去江邊散散步。在社區建立的這樣辦公空間就為這樣一個生活場景提供了非常大的可能性。從靈活辦公的角度來看,一方面是大公司進行辦公布局的改革所必須要采取的步驟,另外一方面,從個人來看,也是實現美好生活的一個環節。

    黎振偉:剛才您談到靈活辦公,它和聯合辦公本質的區别在哪里?如果都做靈活辦公了,寫字樓怎麼辦?兩者之間怎麼平衡?

    胡懋:我們看到聯合辦公和靈活辦公這兩個概念的區别,這是從不同公司的角度來看,靈活辦公這個概念更是從大公司辦公布局改革的方向,它需要采取多種不同辦公形式混合的模式,靈活辦公是它不可或缺的一個環節,而且是一個不斷增長的趨勢,它在整個公司辦公的份額里面會占更大的比例。

    以前大家提到的聯合辦公的模式,從空間運營者的角度,是說聯合不同的公司到我的空間進行辦公,但是它針對的客戶就是偏中小型的公司、創新型的公司,它在一開始沒有自己的專屬辦公樓宇,可以在聯合辦公空間里面辦公。而我們服務的大多數客戶是已經有很大辦公空間,有總部的辦公樓宇,但是它現在的趨勢是要把這個集中式的大辦公空間、總部的辦公空間縮小,把更多的員工放在這些分布式的靈活辦公的空間,這是從觀察行業的角度來看有不一樣的地方。

    黎振偉:開發商還是會擔心它的辦公樓空置的問題怎麼解決。

    胡懋:但是都想把辦公樓的空間利用率做得更好、做得更高,其實你有了這樣一個靈活辦公的空間,對這個樓宇的業主來說,你就不擔心有一些小規模的客戶,一開始的時候它是比較小,像現在非常著名的一些公司,比如說谷歌、臉書,它剛開始的時候也是用IWG的空間,等到它的業務發展、人員擴張之後,它需要更大的辦公面積,肯定會先思考我是不是拿同一棟樓的剩余空間,這樣這個靈活辦公空間就相當于大業主的一個客戶的孵化器。你可以把優質客戶從一開始抓到你手里,讓他深耕,不斷地擴張之後成為你的樓宇里面主要的大客戶,這是一個很好的方式。

    撰文:胡懋    

    審校:勞蓉蓉



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